Ведение договоров в организации

Документооборот является обязательной и неотъемлемой частью любого предприятия, независимо от его размеров, а так же деятельности. Как правило, большую часть документации на предприятии занимают договора – важнейший инструмент различных хозяйственных операций.

Наиболее ответственной договорной работой является непосредственное ведение договоров. Для эффективного процесса ведения договоров, предприятиям целесообразно использовать автоматизированную систему. Существуют различные программы, позволяющие упростить процесс учета документооборота, а так же сократить поиск необходимой документации. Применение автоматизированного реестра договоров значительно упрощается учет, поиск и контроль всех документов, заключенных на предприятии. Данная форма договорной работы более удобна в применении, чем журнал договоров, составленный в письменном виде. Положительные черты данного вида ведения договоров:

  • сокращение времени, связанного с подготовкой и согласованием договоров;
  • ускоренный поиск необходимого документа;
  • доступность и простота в использовании данной программы;
  • система, позволяющая ограничить доступ к тем или иным документам с помощью паролей;
  • сохранность всех договоров и смежных документов;
  • повышенный уровень обслуживания клиентов и др.

Лицами, ответственными за ведение договоров являются работники договорного отдела, которые выполняют все функции, связанные с надлежащим исполнением процесса ведения и контроля документации на предприятии. Так же для работы в данном отделе целесообразно привлечь работников юриспруденции, которые помогут избежать разногласия и споры, а так же помочь в разрешении судебных разбирательств, которые уже наступили. Подбором компетентных работников договорного отдела занимается кадровая служба, а так же непосредственный руководитель предприятия.

С помощью автоматизированного ведения договоров значительно снижается рутинная работа, связанная с подготовкой, согласованием и исполнением данных документов. Так же с помощью программного обеспечения в короткие сроки можно получить аналитическую и оперативную информацию, касающуюся договоров.