Управление договорами – автоматизация

При сегодняшнем острожном, а иногда и скептическом подходе руководителей к финансированию любых ИТ-проектов, задача управления договорами остается одной из самых востребованных и приоритетных. Проблема управления договорами привлекает всеобщее внимание, потому что ее эффективное решение может дать ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат, в отличие, скажем, от абстрактных требований по автоматизации всего документооборота.

Задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений. В работу с договорами вовлечены многие подразделения организации, начиная от инициатора договора и обязательно включая юристов, экономистов, плановиков, финансистов, службу безопасности, логистиков, производственные подразделения и другие службы. У каждого из специалистов свой взгляд на договор и каждого интересуют свои детали. Поэтому система управления договорами должна уметь приспосабливаться к различным требованиям и выглядеть "родной" для каждого подразделения и при этом поддерживать сквозной бизнес-процесс.

Система управления договорами обязательно должна быть связана с другими бизнес-приложениями, чтобы не повиснуть без точек опоры. Поэтому не следует рассматривать управление договорами исключительно как частную задачу автоматизации обработки документов одного типа – договоров. На самом деле задача гораздо шире, поскольку договор это не только документ, подлежащий особому учету, но также и вся система договорных отношений между заказчиком и подрядчиком. Любого руководителя интересует именно комплексная система, которая поддерживает все стадии их жизненного цикла договора и дает общую картину состояния дел, в том числе в привязке к бюджету, ресурсам, срокам и т.д.

 

Жизненный цикл договора

  • Начальные переговоры
  • Разработка проекта договора
  • Согласование договора с контрагентом и внутри организации
  • Подписание договора
  • Исполнение договора
  • Хранение документации
  • Закрытие договора
  • Пролонгация договора

Любая договоренность есть результат переговорного процесса. Поэтому стоит рассматривать переговоры как своего рода "нулевой" этап жизненного цикла договора. На стадии переговоров возникают различные документы, например, тендерная документация и конкурсные предложения, которые потом используются при подготовке окончательной версии договора.

Затем готовится проект договора. Этот процесс может состоять из многих итераций, когда порождаются версии документов, проводятся встречи, обсуждения и т.д.

Согласование следует рассматривать в двух аспектах: внутреннее согласование каждой из сторон договора и согласование с контрагентом. Слово используется одно, но процессы разные.

После согласования происходит подписание договора, что переводит его в иной статус. Именно с этой фазы начинается официальный учет документов и всех действия по договору. Это своего рода "точка возврата".

Исполнение, несомненно, самый важный этап. И наиболее тесно связанный с другими системами на предприятии. Все остальные этапы жизненного цикла договора можно было бы поддержать при помощи специальной, изолированной от других бизнес-приложений системы. Но тогда снижается и ценность такой системы, она получается оторванной от реальности.

Договор прекращает действие после исполнения сторонами своих обязательств или по истечении установленного срока. Многие договора подразумевают автоматическое продление. Часто это происходит действительно автоматически, потому что редко кто просматривает старые договора. И часто – не на самых выгодных условиях. Поэтому в системе должен быть поддержан и процесс пролонгации, чтобы можно было осознанно решать вопросы продления договоров.

Подходы к решению задачи управления договорами

Существует два принципиально разных подхода к решению задачи управления договорами, и, как следствие, существует два класса решений.

  • Подход со стороны финансово-учетных систем, когда договор рассматривается как бизнес-транзакция. В этом случае в системе хранится вся содержательная информация, которая, как правило, заносится вручную в различные учетные формы. Текст договора и другой относящейся к нему документации обычно недоступен или хранится просто в виде файлов, но чаще всего – на бумаге.
  • Подход "от документа". Договор рассматривается как, в первую очередь, неструктурированный документ и к нему применяется весь арсенал современных систем управления документами и бизнес-процессами. При таком подходе можно легко автоматизировать процедуры согласования, но возникают трудности с обработкой учетной информации.

Подход "от транзакции"

Преимущества

Недостатки

  • Наследует логику ERP-системы, тесная связь с другими учетными модулями (финансы, бюджетировние, логистика и др.)
  • Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством.
  • Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процедурах обработки.

     

  • Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров.
  • Отсутствует (или недостаточна) функциональность по работе с текстами договоров и других документов.
  • Трудности с обработкой нестандартных договоров.

Подход "от документа"

Преимущества

Недостатки

  • Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора – от черновика.
  • Поддержка любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации.
  • Обработка договоров любых типов, в т.ч. работа с уникальными договорами.
  • Базовые понятия – документ, согласование, контроль исполнения легко воспринимаются всеми сотрудниками.

     

  • Слабая поддержка стадий исполнения договора (платежи, логистика, работы).
  • Работа со структурированной информацией (карточки, таблицы, справочники) организована не всегда удобно.

Готового сквозного интегрированного решения, которое учитывало бы все аспекты управления договорами, сегодня не существует. На практике оптимальным образом задача решается посредством интеграции системы электронного документооборота (ECM, Enterprise Content Management) и системы управления ресурсами предприятия (ERP, Enterprise Resource Planning).

Дополнительные сложности

Специфика организации значительным образом влияет на требования к системе управления договорами. Например, договорная работа в государственных организациях регламентируется Федеральным законом "О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд" от 06.05.1999 №97-ФЗ и любое предлагаемое решение должно это учитывать.

Также, значительно различается взгляд со стороны покупателя и продавца, что тоже влияет на требования к системе. Система для продавца должна обладать некоторыми функциями CRM-системы или быть с ней интегрирована. Система для покупателя больше ориентирована на учет и, скорее всего, здесь нужна интеграция с системой бюджетирования.

Не может быть единого унифицированного решения даже для договоров одного типа. Если взять хотя бы договора найма, то для рядовых сотрудников договора могут быть стандартными и легко поддаваться автоматизации. Но договор найма генерального директора и других руководителей, как правило, документ уникальный.