Управление договорами

Каждое предприятие связано с большим потоком документации. Из всего документооборота, основополагающее место занимает документ особой важности – договор, с помощью которого происходит заключение всех деловых отношений с контрагентами. В связи с этим появляется необходимость в правильном управлении договорами.

Процесс управления договорами предприятия включает в себя:

  • планирование;
  • организация;
  • руководство;
  • координация;
  • контроль.

Процесс планирования подразумевает разработку удобных способов ведения договорной работы. При организации управления договорами следует разработать удобную систему ведения документооборота. Как правило, многие предприятия используют автоматизированную систему учета документов, предполагающую реестр всех имеющихся договоров на предприятии. В обязательном порядке следует назначить ответственного человека, который мог бы контролировать, а так же координировать процесс ведения договоров время от времени. Процесс контроля за ведением договоров при автоматизированной системе учета намного легче, чем при ведении журнала учета вручную. Такая система заметно упрощает ведение документооборота на предприятии, т.к. сокращает время на поиски необходимого документа, дает возможность отслеживать договора, сумма которых просрочена или же срок действия которого истек.

Автоматизированная система управления договорами обеспечивает централизованное хранение всей необходимой информации, которая касается договоров, а так же с помощью специальных паролей позволяет ограничить доступ к конкретным документам. С определенной периодичностью необходимо проводить аудит договорной работы. Это помогает избежать возникновения просроченных по сроку или оплате договоров, позволит своевременно исправить какие-либо ошибки или заключить дополнительное соглашение к тому или иному договору в силу определенных проблем с контрагентом.

Одним словом, правильно сформированный процесс управления договорами на предприятии значительно упрощает ведение системы подготовки, согласования, регистрации, планирования и контроля за всеми договорами, а так же обеспечивает учет невыполненных обязательств, позволяя управлять взаимоотношениями с контрагентами.