Учет договоров в организации

Договор – неотъемлемый документ любого делопроизводства на предприятии. Благодаря нему возможно заключения сделок купли-продажи, предоставления услуг, а так же иных видов деятельности, которыми занимается предприятие.

В связи с большим потоком документооборота на предприятии появляется необходимость в ведении учета договорной работы, а так же всех документов в целом. Учет договоров позволяет автоматизировать процессы, связанные с подготовкой, заключением, ведением и последующим контролем договоров.

Благодаря стремительному развитию технологий у предприятий появилась возможность автоматизировать ведение учета договорной работы. Существует немало программ, которые обеспечивают высокий уровень ведение учета договоров. Как правило, все они выполняют следующие функции:

  • учет договоров всех подразделений предприятия, как в отдельности, так и в целом по предприятию;
  • учет документов, которые являются сопутствующими к заключению того или иного договора (проекты договоров, дополнительные соглашения и др.);
  • контроль за состоянием договоров (все ли обязательства, оговоренные в договоре, выполнены, произведена ли оплата, существует ли просрочка по оплате или задолженность и др.);
  • вычисление сумм договоров, которые являются просроченными;
  • получение различных отчетов по состоянию всех договоров и др.

Учет договоров с помощью современных программ более удобный инструмент ведения документооборота, чем бумажный журнал договоров или даже электронная таблица Excel, т.к. довольно сложно отобразить четкую картину договорной деятельности предприятия.

Разработкой специализированных программ учета договоров на предприятии может работник инженерно-технического отдела, чья компетенция это позволяет. Таким образом, предприятие имеет возможность создать удобную программу учета договоров, помогающую в быстром поиске необходимого документа, с учетом всех специфик деятельности предприятия.

В целом, применение автоматизированного учета договоров сокращает время, связанное с учетом договоров и позволяет оперативно получить требуемую информацию, связанную с тем или иным договором.