Реестр договоров - порядок ведения

Составление договоров – одна из неотъемлемой части делопроизводства на предприятии, независимо от его формы собственности. Посредством договора заключаются важные сделки с поставщиками, заказчиками и иными контрагентами. Для упорядочивания данного вида документов необходимо вести их учет, позволяющий с легкостью находить необходимый документ в любое удобное время. В связи с этим необходимо вести реестр договоров.

Реестр договоров необходим для их учета, а так же согласования. Реестр позволяет ускорить поиск необходимых договоров, а так же исключает потерю какой-либо важной информации.

Каждое предприятия способно самостоятельно разрабатывать удобный для ведения и учета бланк реестра. Тем не менее, независимо от деятельности предприятия и объема документооборота в нем, бланк реестра предусматривает следующие реквизиты:

  1. Регистрационный номер бланка.
  2. Регистрационный номер договора.
  3. Контрагент (наименование физического или юридического лица).
  4. Дата создания договора.
  5. Предмет договора.
  6. Куратор договора (лицо, ответственное за создание и сохранность).
  7. Место хранения договора (архив, наименование конкретной папки в базе данных).

Каждое предприятие может изменять перечисленные реквизиты по их усмотрению. Как правило, поиск необходимого договора осуществляется посредством присвоенного ему регистрационного номера, даты создания, наименования контрагента или же его куратора.

Разработкой реестра занимается уполномоченный работник инженерно-технического отдела. Как правило, данным лицом на предприятии является программист. Данная мера необходима для удобства поиска договоров. Благодаря данной системе учета каждый новый договор может быть внесен в реестр и только по истечении срока его действия может быть удален либо внесен в отдельную папку, позволяющую хранить договора с истекшим сроком действия.

На предприятии целесообразно назначить лицо, которое будет ответственным за ведение реестра договоров. Как правило, таким лицом является уполномоченный работник коммерческого отдела, который непосредственно сталкивается с созданием договоров.