Договорной отдел: как организовать работу

К сожалению, в настоящее время распространена практика, когда с договорами и договорной документацией часто работают сотрудники, для которых данная работа не свойственна (менеджеры по продажам, проект-менеджеры, бухгалтеры и даже секретари), кроме того, данная категория работников несет достаточно большую нагрузку и в пределах прямой компетенции. В результате страдает и качество договорной работы, и юридическая защита интересов и прав самой компании.

Однако правильно построенная и отлаженная система договорной работы - это основа современного бизнеса и экономики. Эта система состоит из множества этапов: от разработки типовых форм договоров, соответствующих деятельности, клиентуре, бизнес-методам, бизнес-процессам предприятия, постановки документооборота и до обучения персонала организации основам юридической грамотности в пределах должностных обязанностей, разработки должностных инструкций и дополнений к ним.

Для крупных, а главное серьезных, компаний очень важно наличие специализированных договорных отделов и юридических служб.

Грамотно поставленная работа договорного отдела оптимизирует финансовое планирование и, как следствие, ускоряет оборот денежных средств, уменьшает дебиторскую задолженность, позволяет в короткие сроки вернуть долги. В этом особенно заинтересованы те компании, которые получают большую долю прибыли именно от поставок.

Организацию процесса договорной работы на предприятии условно можно разделить на следующие этапы:

  • Анализ бизнес-процессов и методов предприятия. Здесь важно учесть прошлые спорные моменты, проблемы, судебные разбирательства, претензионную переписку.
  • Разработка проектов договоров и отчетной документации.
  • Разработка схемы договорного документопотока в связи с подготовкой, корректировкой, согласованием, заключением и исполнением договоров. На этом этапе распределяют ролевую ответственность, контролируют ее соблюдение, определяют компетенцию руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других структурных подразделений.
  • Разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе.
  • Обучение персонала, вовлеченного в договорной документооборот.
  • Автоматизация работы с договорами с помощью программного обеспечения.
  • Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, разрабатываются общие методы и принципы
  • Консалтинг.

Качественно налаженный процесс работы с договорами, а также с отчетной документацией позволяет не только укрепить положение компании на рынке и повысить ее конкурентоспособность, но и увеличить ее авторитет, уважение конкурентов, и , что самое главное, предотвратить судебные и претензионные споры и с партнерами, и с государственными органами.

В заключениe следует отметить, что договорной отдел является ключевым звеном в успешной, результативной, а главное в бесперебойной работе предприятия как единого и слаженного механизма. Переход же на автоматизированное управление договорами позволит поднять работу договорного отдела на новый, более качественный уровень.